KOMUNIKASI
DALAM ORGANISASI
Sebelum kita menganalisis peran
komunikasi dalam organisasi, kita perlu mengetahui terlebih dahulu apa itu
komunikasi dan organisasi.
Manajemen sering
mempunyai masalah tidak efektifnya komunikasi. Padahal komunikasi yang efektif
adalah penting bagi para Manager, paling tidak untuk dua alasan.
Pertama Komunikasi
adalah proses melalui mana fungsi-fungsi management perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan dan pengawasan dapat dicapai. Kedua, Komunikasi adalah kegiatan
untuk mana para manger mencurahkan sebagian besar proporsi waktu mereka.
A. Pengertian Komunikasi dan
Organisasi
1.
Komunikasi
Komunikasi
adalah "suatu proses dimana seseorang atau beberapa orang, kelompok,
organisasi, dan masyarakat menciptakan, dan menggunakan informasi agar
terhubung dengan lingkungan dan orang lain" (Ruben Brent D dan Lea P Stewart, 2006).
Komunikasi
berarti suatu proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi
dari seseorang kepada orang lain. Jadi komunikasi adalah kapasitas individu
atau kelompok untuk menyampaikan perasaan, pikiran dan kehendak individu dan
kelompok lain.
Komunikasi
bukan hanya dalam bentuk percakapan saja, juga perlu menitik beratkan dalam hal
:
a. Informasi
percakapan atau bicara
b. Ekspresi
wajah
c. Titik
putus vocal/bobot lidah
d. Kiwabawaan.
Dan lain-lain
2.
Organisasi
Organisasi adalah tempat atau wadah
bagi orang-orang untuk berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis,
terencana, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang,
material, mesin, metode, lingkungan), sarana-parasarana, data, dan lain
sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan
organisasi. (Keith Davis, 1962).
Agar komunikasi
efektif diperlukan keterampilan atau keahlian baik dari pengirim maupun
penerima berita antara lain dalam hal : menulis, membaca, mendengar,
menerjemahkan, berbicara dan lain-lain yang perlu di perhatikan adalah teknik
komunikasi.
Komunikasi
merupakan peralatan manajemen yang di rancang untuk mencapai tujuan tertentu.
Komunikasi tidak hanya terjadi pada dua orang atau lebih akan tetapi komunikasi
dapat juga di lakukan antara manusia dengan mesin, bahkan mesin dengan mesin.
Unsur dalam
komunikasi adalah pengiriman pesan, berita/pesan, dan penerima pesan. Proses
komunikasi biasanya di gambarkan sebagai berikut.
|
Berita
atau Pesan
(Massage)
|
|
Pengirim
(Comunicator)
|
|
Penerima/Komunikan
(Receiver)
|
Gambar 1.1 Proses Komunikasi
Ketiga unsure ini sangat berkaitan, dan apabila
salah satu dari ketiga unsur ini hilang atau tidak ada, maka komunikasi tidak
mungkin akan terjadi dan bahkan tidak ada komunikasi.
B. Arti Penting Komunikasi
Komunikasi
merupakan hal yang sangat penting bagi kehidupan sehari-hari maupun dalam
berorganisasi. Kemampuan berkomunikasi yang baik merupakan syarat utama dalam
berorganisasi karena dengan komunikasi yang baik, kegiatan organisasi dapat
berjalan dengan baik, lancar dan sesuai tujuan organisasi tersebut.
C. Jenis – jenis dan Proses Komunikasi
1.
Jenis
– jenis Komunikasi
a. Komunikasi
Intrapribadi
Komunikasi intrapribadi (intrapersonal communication)
adalahkomunikasi dengan diri sendiri, baik kita sadari atau tidak. Misalnya
berpikir.
b. Komunikasi
Antarpribadi
Komunikasi antarpribadi (interpersonal communication) adalah
komunikasi antara orang-orang secara tatap muka, yang memungkinkan respon
verbal maupun nonverbal berlangsung secara langsung.
Bentuk khusus komunikasi
antarpribadi ini adalah komunikasi diadik (dyadic
communication) yang hanya melibatkan dua individu,misalnya suami- istri,
dua sejawat, guru-murid.
Ciri-ciri komunikasi diadik adalah
pihak- pihak yang berkomunikasi berada dalam jarakyang dekat; pihak-pihak yang
berkomunikasi mengirim dan menerimapesan secara langsung dan simultan.
c. Komunikasi Kelompok
(Kecil)
Komunikasi kelompok merujuk pada
komunikasi yang dilakukan sekelompok kecil orang (small-group communication). Kelompok sendiri merupakan sekumpulan
orang yang mempunyai tujuan bersama, yang berinteraksi satu sama lain untuk
mencapai tujuanbersama, saling mengenal satu sama lain, dan memandang mereka
sebagai bagian dari kelompok tersebut. Komunikasi antarpribadi berlaku dalam
komunikasi kelompok.
d. Komunikasi
Publik
Komunikasi publik adalah komunikasi
antara seorang pembicara dengan sejumlah orang (khalayak), yang tidak bisa
dikenali satu persatu. Komunikasi publik meliputi ceramah, pidato, kuliah,
tabligh akbar, dan lain-lain.
Ciri-ciri komunikasi publik adalah:
berlangsung lebih formal menuntut persiapan pesan yang
cermat, menuntut kemampuan menghadapi sejumlah besar orang
komunikasi cenderung pasif terjadi di tempat umum yang dihadiri sejumlah orang
merupakan peristiwa yang direncanakan dan ada orang-orang yang ditunjuk secara
khusus melakukan fungsi-fungsi tertentu.
e. Komunikasi
Organisasi
Komunikasi organisasi (organizational communication) terjadi
dalam suatu organisasi, bersifat formal dan informal, dan berlangsung dalam
jaringan yang lebih besar dari komunikasi
kelompok.
Komunikasi organisasi juga
melibatkan komunikasi diadik, komunikasi antarpribadi, dan komunikasi publik
tergantung kebutuhan.
f.
.Komunikasi Massa
Komunikasi massa (mass communication) adalah komunikasi
yangmenggunakan media massa cetak maupun
elektronik yang dikelola sebuah lembaga atau orang yang dilembagakan yang
ditujukan kepada sejumlah besar orang yang tersebar, anonim, dan heterogen.
Pesan- pesannya bersifat umum, disampaikan secara serentak, cepat dan selintas.
2.
Proses
Komunikasi
Proses komunikasi adalah bagaimana
komunikator menyampaikan pesan kepada komunikannya, sehingga dapat menciptakan
suatu persamaan makna antara komunikan dengan komunikatornya. Proses komunikasi
ini bertujuan untuk menciptakan komunikasi yang efektif (sesuai dengan tujuan
komunikasi pada umumnya). Proses komunikasi, banyak melalui perkembangan.
Proses komunikasi dapat terjadi
apabila ada interaksi antar manusiadan ada penyampaian pesan untuk mewujudkan
motif komunikasi.
Tahapan proses komunikasi adalah sebagai berikut :
a.
Penginterpretasian.
b.
Penyandian.
c.
Pengiriman.
d.
Perjalanan.
e.
Penerimaan.
f.
Penyandian balik.
g.
Penginterpretasian.
D. Metode Proses Komunikasi Yang Lebih
Terinci
1. Sumber
mempunyai gagasan atau pemikiran.
Sumber (Source) : yaitu pengirim berita pemeran
utama dalam proses komunikasi, dan pengendali berita yang dikirim.
2. Dituangkan
dalam bentuk kata-kata atau simbol.
Pengubah berita
ke dalam sandi/kode (encoding) :
yaitu mengubah berita ke dalam berbagai bentuk, symbol-simbol verbal dan
nonverbal, misalnya kata-kata percakapan atau tulisan, angka ataupun kegiatan.
3. Disampaikan
atau dikirim sebagai berita kepada penerima.
Pengirim berita (transmitting the message) : yaitu
komunikator mengirim berita pada media atau saluran distribusi sehingga tepat
sasaran.
4. Penerima
atau penangkap simbol-simbol.
Pengertian atau
menerjemahkan kembali berita (decoding),
pengertian berita ini akan sangat di pengaruhi oleh pemahaman mereka, karena
latar belakang pendidikan, kultur budaya dan gangguan di sekitarnya.
Mengartikan
berita terganting pada cara memahaminya, bila berita di terima baik maka
hasilnya akan baik begitu juga sebliknya.
5. Penerima
mengirimkanya kembali berupa umpan balik kepada pengirim.
Umpan balik (feed back) merupakan proses komunikasi
yang berkesinambungan, hal ini reaksi dari penerima berita yang tergugah untuk
menyampaikan beritanya kepada pengirim berita.
Manfaat komunikasi lisan (orang perorang),
komunikator dan komunikan dapat berinteraksi atau berdialog lebih lama dan
jelas, sementara manfaat komunikasi tertulis adalah jangkauan komunikasi dapat
lebih luas, misalnya Memo, surat, laporan, catatan, bulletin, surat kabar dan
lain-lain.
E. Komunikasi Efektif
Komunikasi
dikatakan efektif bila orang berhasil menyampaikan apa yang dimaksudkannya.
Sebenarnya, ini hanya salah satu ukuran bagi efektivitas komunikasi. Secara
umum, komunikasi dinilai efektif bila rangsangan yang disampaikan dan yang
dimaksudkan oleh pengirim atau sumber, berkaitan erat dengan ragsangan yang
ditangkap dan dipahami oleh penerima (Stewart
L Tubbs & Sylvia Moss, 2000).
Komunikasi
sebenarnya bukan hanya ilmu pengetahuan, tapi juga seni bergaul. Agar kita
dapat berkomunikasi efektif, kita dituntut tidak hanya memahami prosesnya, tapi
juga mampu menerapkan pengetahuan kita secara kreatif (Kincaid dan Schramm, 1977:2).
Komunikasi
yang efektif adalah komunikasi dalam makna yang distimulasikan serupa atau sama
dengan yang dimaksudkan komunikator. Pendeknya, komunikasi efektif adalah makna
bersama (Verderber, 1978:7).
F. Komunikasi Organisasi
Komunikasi
efektif dapat dilakukan dimana saja, sepanjang penyampaianya tepat sasaran atau
akurat, faktor-faktor yang memengaruhi efektivitas komunikasi organisasi
menurut Raymon V. Lesikar yaitu :
1. Saluran
komunikasi formal
2. Struktur
organisasi
3. Spesialisasi
jabatan
4. Pemilihan
informasi
Saluran
komunikasi formal : pada saluran formal ini yang memengaruhi efektivitas
komunikasi dalam dua arah yaitu:
Pertama
, saluran liputan formal semakin melebar sesuai perkembangan organisasi. Contoh
, Komunikasi yang efektif sulit dicapai pada perusahaan-perusahaan yang
mempunyai banyak cabang.
Kedua ,
saluran komunikasi formal dapat menghambat aliran informasi antar
tingkatan-tingkatan organisasi. Contoh : Para operator pabrik akan menyampaikan
permasalahanya pada mandor/pengawas. Hal ini akan di anggap benar akan tetapi
memiliki kelemahan, karena terkesan bahwa informasi tentang
permasalahan-permasalahan di lapangan yang seharusnya di terima oleh manajer
sering kali tidak sampai.
G. Saluran Komunikasi Dalam Organisasi
1. Komunikasi
Vertikal yaitu, terdiri dari komunikasi ke atas dan ke bawah.
a. Bentuk
komunikasi dari atas ke bawah (down Word
Communication), antara lain berupa perintah lisan, tulisan, memo, laporan
kegiatan dalam bulletin dan lain-lain.
b. Bentuk
komunikasi dari bawah ke atas (up word
communication), antara lain berupa pengaduan, usulan, gagasan, dan
lain-lain.
Fungsi
utama komunikasi kebawah adalah memberikan pengarahan, penjelasan, informasi,
instruksi dan lain-lain. Sementara fungsi utama komunikasi ke atas adalah untuk
mensuply informasi pada atasan berupa gagasan dan usulan untuk di putuskan
sebagai umpan balik ke manajemen puncak.
2. Komunikasi
Horizintal yaitu, komunikasi yang di lakukan pada sesame anggota yang memiliki
level yang sama, bentuk komunikasi ini biasanya bersifat koordinatif, tukar
pikiran dan berbagi pengalaman.
3. Komunikasi
Diagonal, yaitu komunikasi silang dalam rantai perintah pada suatu organisasi.
H. Peranan Informasi Informal
Selain
komunikasi formal, komunikasi informal pun memiliki peran untuk menunjang
komunikasi formal, dan komunikasi informal ini memiliki maksud yang meliputi :
a. Pemuas
kebutuhan manusiawi seperti kebutuhan untuk berhubungan dengan orang lain.
b. Penolakan
terhadap hal-hal sifanya membosankan.
c. Hasrat
untuk memengaruhi orang lain.
d. Pelayanan
terhadap hubungan kerja yang tidak disediakan saluran-saluran komunikasi
formal.
Tipe komunikasi informal yang paling terkenal adalah
“Grapevine” (mendengar sesuatu bukan
dari sumber resmi, tetapi mendengar kabar angin atau selentingan). System
komunikasi ini cenderung di anggap merugikan
karena kabar angin yang di bawa biasanya bersifat menghasut,
mempropokasi atau membakar emosi dan biasanya berita-beritanya dirahasiakan
agar tidak terdengar oleh para manajerial atas.
I. Peningkatan Efektivitas Komunikasi
Kesadaran
akan membutuhkan komunikasi efektif, pada masalah ini peran manajer sangat di
butuhkan untuk meningkatkan efektivitas komunikasi antara lain dengan cara
melakukan, misalnya pendidikan pelatihan, wawancara, mendatangkan ahli
komunikasi yang di datangkan dari luar perusahaan untuk meningkatkan efektivitas
komunikasi dalam organisasi.
J. Menjadi Komunikator Yang Lebih
Efektif
Seorang
manajer harus bisa berkomunikasi dengan baik, oleh karena itu seorang manajer
harus banyak berlatih, baik berlatih secara lisan maupun tulisan agar berita
yang akan di sampaikan dapat mencapai sasaran secara efektif.
K. Pedoman Komunikasi Yang Baik
American Management
Association (AMA) telah menyusun sejumlah
prinsip-prinsip komunikasi yang di sebut “The
Ten Commandents of Good Communication”. Pedoman ini di tujukan untuk
meningkatkan efektivitas komunikasi organisasi, yang secara ringkas sebagai
berikut :
1. Cari
kejelasan gagasan-gagasan terlebih dahulu sebelum dikomunikasikan.
2. Teliti
tujuan sebenarnya setiap komunikasi.
3. Pertimbangkan
keadaan fisik dan manusia keseluruhan kapan saja komunikasi akan di lakukan.
4. Konsultasikan
dengan pihak-pihak lain, bila perlu dalam perencanaan komunikasi.
5. Perhatikan
tekanan nada dan ekspresi lainya sesuai isi dasar berita selama berkomunikasi.
6. Ambil
kesempatan, bila timbul untuk mendapatkan segala sesuatu yang membantu untuk
umpan balik.
7. Ikuti
lebih lanjut komunikasi yang telah di lakukan.
8. Perhatikan
konsistensi komunikasi.
9. Tindakan
atau perbuatan harus mendorong komunikasi.
10. Jadilah
pendengar yang baik, berkomunikasi bukan hanya untuk dimengerti tetapi juga
untuk mengerti.
L. Kesimpulan
Dalam
kenyataan masalah komunikasi senantiasa muncul dalam proses pengorganisasian.
Komunikasi mempunyai andil membangun iklim organisasi, yang berdampak kepada
membangun iklim organisasi, yaitu berdampak kepada membangun budaya organisasi
yaitu nilai dan kepercayaan yang manjadi titik pusat organisasi.
Budaya
organisasi merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari lingkungan internal
organisasi karena keragaman budaya yang ada dalam suatu organisasi sama
banyaknya dengan jumlah individu yang ada dalam organisasi. Umumnya budaya
organanisasi sangat dipengaruhi oleh lingkungan eksternal organisasi.
Suatu
organisasi memerlukan satu budaya yang merupakan kumpulan persepsi secara umum
dari seluruh karyawan sebagai anggota organisasi, yang akan
dijadikan
sebagai suatu system yang menggabungkan beberapa pengertian yang secara
eksplisit dianggap sebagai definisi budaya organisasi. (Rahmi Yuliana, 2012).
Komunikasi
organisasi memegang peran penting untuk mendukung efektifitas operasional
organisasi. Aspek penting dari komunikasi organisasi adalah potensi dari
komunikasi itu sendiri sebagai alat (tool)
yang dapat dirancang manajemen untuk pencapaian tujuan organisasi. Pentingnya
komunikasi juga dapat dilihat dari manfaat bagi organisasi meliputi fungsi
pengendalian (kontrol dan pengawasan),
motivasi, pengungkapan emosional dan penyediaan informasi untuk pengambilan
keputusan (Robbins, 2001:312).
Jadi,
kesimpulan yang dapat saya ambil mengenai peran komunikasi dalam organisasi
adalah untuk membuat organisasi berjalan dengan baik, diperlukan kepuasan kerja
dan komitmen para pegawai.
Selain aspek
kepemimpinan, untuk memperkuat kepuasan kerja dan membangun komitmen pegawai,
aspek komunikasi dalam organisasi juga merupakan faktor yang penting. Komunikasi
yang baik dan efektif dapat menciptakan iklim organisasi yang mendukung bagi
organisasi tersebut untuk mencapai tujuannya.
Daftar
Pustaka
Yuliana, Rahmi. 2012, Peran Komunikasi Dalam
Organisasi. Semarang: Jurnal STIE Semarang
Effendi, Usman. 2014, Asas Manajemen, Depok : PT.Raja Grafindo
Persada,
Posting Komentar